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5 Raisons pour dématérialiser les factures fournisseurs sur JD Edwards


En ayant déjà effectué le déploiement de JD Edwards dans votre entreprise, vous avez compris les bénéfices d'automatiser les flux achat. 

Cependant, vu que le papier reste un élément prépondérant dans votre société, vous êtes peut-être en train de manquer l’opportunité de réduire les coûts et l’inefficacité.
La dématérialisation des factures fournisseurs peut impacter vos résultats de manière immédiate et positive. Cela devient une extension évidente de votre implémentation ERP.
Si vous avez des difficultés à convaincre votre Directeur financier de se lancer dans ce projet de démat’, vous pouvez lui expliquer les bénéfices développés ici :

1. La dématérialisation réduit remarquablement vos coûts

Les arguments en faveur de la dématérialisation avec JD Edwards sont simples. Même sans regarder les chiffres liés à la croissance de la production, les comptes fournisseurs automatisés permettent d’économiser de l’argent sur :

  • Temps de traitement : Combien de temps cela prend-t-il de traiter une facture papier, avec toute la chaine d’approbation à effectuer ? Et lorsqu’une erreur se produit comme une donnée incorrecte entrée dans le système financier ou un numéro de commande manquant, combien de jours cela prend-t-il de revoir les documents pour correction ?
  • Transport : Combien d’argent et de temps sont perdus dans les échanges de documents entre les différents bureaux, d’un bureau régional à une centrale de location par exemple, ou même entre des collaborateurs dans un même immeuble ? 
  • Stockage : Combien de placards et de pièces entières sont remplies d’archives de factures, encombrant des espaces de bureaux pouvant être utilisés pour des objectifs de production et de services ? 
  • Classer, Trouver & Reproduire des documents : Est-ce facile de chercher et localiser des factures archivées une fois qu’elles ont été classées loin de votre bureau? Selon “The Association for Information and Image Management” (AIIM), les coûts pour classer, trouver et reproduire des documents correspondent à l’équivalent de : 
    • $20 de travail pour classer un document
    • $120 de travail pour trouver un document mal ou déclassé 
    • $220 de travail pour reproduire un document perdu

 2. La dématérialisation des factures délivre un réel gain de productivité

Cette fonctionnalité aide les personnes à travailler plus efficacement et leur libère du temps pour des tâches à plus grande valeur ajoutée. Avec la dématérialisation de l'ERP, vous êtes capable de travailler de manière plus astucieuse en se fiant aux fonctions de «capture», «imaging» et «workflow», afin d’automatiser les tâches sans intérêt et chronophage du processus achat. Avec un monitoring en temps réel, vous pouvez facilement identifier et résoudre les goulots d’étranglement dans les process.

3. La dématérialisation permet une économie de trésorerie

En rationalisant les opérations du flux achat et en diminuant le temps passé pour l’entrée des données et les approbations, vous pouvez réduire le temps de traitement d’une semaine à 1 ou 2 jours. Cela signifie que vous pourrez négocier des remises commerciales pour des paiements rapides et éviter des frais de retard.

4. La dématérialisation est une source d’avantage compétitif

Selon l’Aberdeen GroupAccording (Mai 2012), la différence de temps pour traiter une facture entre les sociétés "best in class" et les autres sociétés pourrait aller jusqu’à 12 jours. Les entreprises "best in class" traitent les factures de leur réception jusqu’au paiement en 4,1 jours en moyenne, alors que pour les autres sociétés, cela peut prendre 16 jours. Similairement, les sociétés « best in class » ont un taux de 90% de remises commerciales sur les paiements rapides effectués, en comparaison à la moyenne de 47%.

Dans un climat de compétition croissante et de rétrécissement des marges, le fait d’avoir des process efficaces et rapides, et en tirer profit des remises commerciales peut faire la différence. Alors que la dématérialisation des factures (GED) n’est pas encore un courant dominant, cela va probablement devenir la norme dans un futur très proche, avec la volonté des directions financières des entreprises. Alors, ne souhaitez-vous pas prendre une avance dans la compétition ?


5. Contribuer aux objectifs d’ensemble de votre entreprise

Nous voulons tous contribuer, porter les projets qui affectent de manière significative la performance et les résultats de nos entreprises. En réalité, nous sommes rattrapés par le travail au jour le jour et finissons par se center sur les tâches plutôt que sur les projets clés qui font vraiment la différence. La dématérialisation des factures fournisseurs - Gestion électronique des documents (GED) est une des opportunités pour laquelle vous avez une chance d’aider à réduire les coûts, améliorer la performance et libérer vos collègues des tâches chronophages dans le flux des achats.

Conclusion

Alors, qu’attendez-vous ? Avec la solution de dématérialisation JD Edwards prête à l’emploi mise en place par Redfaire et développée avec Oracle WebCenter, vos factures automatisées peuvent être opérationnelles très rapidement avec un minimum d’interruption.
La dématérialisation des factures est un point de depart dans les solutions Middleware d’Oracle. ECM (Electronic Content Management) possède un fort potential pour toute l’organisation, Ressources humaines, Production, Juridique.

Pour en Savoir Plus  - Webinar

Assistez au webinar : Démat Factures Fournisseurs, le mardi 24 novembre
Inscrivez-vous vite !  

 

 

Tags: Dématérialisation, GED, JD Edwards EnterpriseOne, Middleware, AP Automation, ERP

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A propos de l’auteur

Barry Yelverton

Barry Yelverton est Directeur Technique pour Redfaire et Responsable de l’architecture Produit ARCTOOLS, l’outil leader de purge et archivage de données pour Oracle JD Edwards. Barry a travaillé sur JD Edwards pendant plus de 20 ans et possède une expérience internationale. Barry intervient régulièrement pour des événements internationaux Oracle - Collaborate, UKOUG, Club Utilisateurs français, Afrique du Sud & Benelux.

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