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6 Tips pour améliorer la communication et faciliter la bonne conduite d’un projet ERP


6 Tips pour améliorer la communication
inter-organisations et faciliter la bonne conduite d’un projet ERP

Il semble évident que la communication est un facteur clé au succès de tout projet, cela a été démontré de nombreuses fois.

Au début d’un projet, il est parfois nécessaire de  ralentir pour avancer plus rapidement et plus efficacement ensuite.

Bien loin d’être une dépense inutile de ressource, le temps investi dans la communication est du temps bien dépensé.

Pourquoi travailler sur la communication? 

  • Réduire l’opposition au changement
  • Améliorer le partage d’information
  • Impliquer tous les acteurs
  • Eviter les incompatibilités technologiques

Le plus : Gagner du temps sur le long terme et assurer la réussite du projet


Quelles en sont les barrières ?

  • Le manque de connaissances IT
  • Le manque d’information
  • Les inquiétudes technologiques et sociales
  • Les attitudes et influences sociales
  • La fermeture au changement

A éviter : Des inquiétudes liées à l’organisation et la connaissance facilement contournables par la communication.


Comment faire tomber ces barrières ?

  • Clarifier le vocabulaire : l’incompréhension des termes techniques utilisés par les consultants est la source de nombreuses pertes de temps. Chaque interlocuteur de par la spécificité de sa profession et de son parcours s’est créé son propre lexique.
    Si le futur utilisateur se focalise sur la compréhension des mots un à un, il y a peu de chance qu’il saisisse la globalité du sujet. Un simple répertoire des mots et expressions particulières au monde de l’ERP évite ce problème. Les images liées à la vie courante sont de bons moyens d’expliquer des principes complexes.

  • Impliquer le manager IT : Il peut être convenu à l’avance que le manager IT aura le rôle d’intermédiaire de par sa connaissance de l’entreprise et des termes techniques. En l’impliquant, l’attention des autres participants se porte moins sur l’aspect technologique et plus sur le développement de l’organisation, la réunion en est plus productive.

  • Repérer les schémas sociaux : les influences sociales ont un fort impact sur la prise de décision. Une fois les schémas sociaux discernés, il devient plus simple d’emporter l’adhésion à la modification de planning ou de ressources. Cela donne également l’opportunité d’échanger sur le développement organisationnel.

  • S’assurer de la participation de tous les acteurs : Bien souvent lors d’une réunion, quand le consultant pose une question, tous les yeux se tournent vers le manager. N’osant pas exprimer un point de vue ou soulever une problématique, les utilisateurs développent une frustration grandissante si elle n’est pas décelée rapidement.

  • Favoriser la communication en face à face : Les mots ne permettent pas de tout discerner. Au ton de la voix et en observant la gestuelle il est possible de repérer les blocages et d’approfondir des attentes clés restées jusqu’alors implicites.

  • Résumer les accords et prévisions par écrit : Une synthèse écrite mise à la disposition de chaque interlocuteur leur permet de s’assurer que tous les sujets ont bien été couverts et que les décisions prises sont en accord avec les attentes et les processus.

Pour aller plus loin :

  • Andersson Annika, “Communication barriers", International Journal of Managing Projects in Business; 2016, Vol. 9 Issue 1, p214-233, 20p.

  • Bologa Razvan, Lupu Ana Ramona, “Organizational learning networks that can increase the productivity of IT consulting companies. A case study for ERP consultants”, In 21st Century Logistics and Supply Chain Management, Expert Systems With Applications January 2014 41(1):126-136.

Tags: ERP, Change Management, gestion du changement, Gestion de Projet

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A propos de l’auteur

Pauline Gerard

Pauline est Consultante Distribution JD Edwards chez Redfaire. Après avoir obtenu un Master en Supply Chain Management, Pauline a commencé sa carrière en tant que Chef de Projet pour un grand distributeur avec la responsabilité de l’installation d’un WMS sur plusieurs entrepôts. Chez Redfaire, Pauline a travaillé sur des projets dans la distribution internationale et l’industrie alimentaire. Elle parle français et anglais.

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